https://www.nikkei.com/article/DGKKZO62538060S2A710C2NZKP00/

本日は、登記記録に掲載される代表取締役の住所についてお話ししたいと思います。

代表取締役の住所というと、登記記録という誰でも入手可能な証明書類に住所が記載されることについて、登記をする際に時折、ご説明を要することがあります。

「どうしても登記は必要か。」、「登記に乗せたくない。」等のお話を頂きます。これは当然のことかと思います。

お客様によっては、本店と同じ場所に住所を移す、引っ越ししても旧住所のままとする方までいらっしゃいます。

中には、代表取締役の住所が登記されているので、不動産や投資に関する営業マンが自宅に待ち伏せしていたなどの話をいただき、いやな思いをしたというお話を頂きました。

制度上も代表取締役の住所は登記から外してはという疑問もあってか、会社法改正の度に、代表取締役の住所は登記から外してはどうか、議論に上がるようですが、これまで現行法が変わることはありませんでした。

それともうしますのも、法務省曰く「代表取締役の住所は訴訟手続上、普通裁判籍の決定及び送達の場面において重要な役割を果たしていることに典型的に表れているように、代表取締役の住所を登記事項から削除することは、訴訟手続きだけでなく、実際の取引に多大な影響を与える可能性が否定できないといった問題があることから、相当でない」とのことです。

ただし、商業登記規則等の一部を改正する省令案が現在議論されており、省令案が通りますと、令和４年９月１日より、ストーカー行為等の規制等に関する法律に該当する方が申出をすることで、登記記録に係る登記事項証明書又は登記事項要約書に、当該住所を記載しない措置を講ずることができるようになるようです。

個人情報保護の観点から否定的な考え方の多い条文でありましたが、一歩前進と言ったところでしょうか。

電子提供措置という制度が令和元年改正会社法により制度として登場いたしました。どういう制度かと言いますと、株主総会参考書類、議決権行使書面、計算書類、事業報告等の内容である情報を、電磁的方法により株主が当該情報の提供を受けることができる状態に置く措置をいい、簡単に申しますとウェブサイトに表示する措置といえます。これにより会社としては書面の印刷・郵送等の費用を節減でき、株主としては書面で招集通知を受け取る場合に比べ、早く会社の情報に触れることができるというメリットが生まれます。なお、会社としては当該措置を受ける者を株主に限定するため、パスワードを付けるなどして閲覧者を限定することが可能です。

２．対象となる法人

電子提供措置を利用できる法人は公開会社・非公開会社を問いませんが、会社の定款にその旨記載する必要があり、当該定款の定めは登記事項となります。

ただし、情報が提供されるウェブサイトのアドレスについては登記事項とはなりません。

３．電子提供措置の概要

（１）株主総会の日の３週間前の日又は株主総会招集通知を発し

          た日のいずれか早い日より、 株主総会資料をウェブサイ

          ト にアップロードする。

（２）株主総会の日の２週間前までに、株主総会の日時及び場

         所、株主総会資料をアップロード したウェブサイトのア

         ドレス 等を記載した書面を株主に対して通知する。

（３）株主総会資料を書面で受領することを希望する株主は、

           株主総会の基準日までに、会社に対して予め請求をして

           おくこと。

（４）電子提供措置は、株主総会後３か月を経過する日までの間

          継続すること。

４．経過措置

電子提供措置に係る会社法の施行日は令和元年改正会社法公布の日より３年６か月以内の日とされ、このほど、令和４年９月１日より施行されることが決定されたようです。

そのため、令和４年３月決算の上場企業でありましたら当該定時株主総会において電子提供措置に係る会社法が施行されることを停止条件として、当該定款変更のためのご決議を執っていただくことになるかと考えます。

なお、当該定款規定については登記申請が必要となりますので、９月1日より2週間以内に登記申請を進めることとなります。

また、当該定款規定をまだ設けてない上場会社は当該措置があるものと看做され、みなし定款変更に基づく登記は施行日より６か月以内に行えば足りるとされております。ただし、他の登記をその間にする必要がある場合には、当該登記と同時にしなければなりませんので注意が必要です。

２０２１年は「東京２０２０オリンピック」が開催され節目の年で

あったせいか、東京証券取引所への新規上場企業数は昨年を大きく

上回り、１００社を超えました。

業種の種類も多くは情報・通信業、サービス業となります。２００

８年のリーマンショック以前は、上場ブーム等と言われ、１００社

以上の新規上場が数年続きましたが、ようやく１００社を超えるま

で戻ってまいりました。

弊所でお手伝いさせていただいた会社様が６社ほどございまして、

良き機会に恵まれた１年となりました。

このような貴重な経験をさせて頂き誠にありがとうございます。

この一方で、ニトリホールディングスが島忠、三井不動産が東京

ドーム、ヤマダホールディングスが大塚家具と、大型買収が相次

ぎ、このような子会社化をはじめ組織再編などを原因として、

上場を取り消された会社は８６社になるそうです。

さて、東京証券取引所は２０２２年４月よりこれまでの市場第一

部、市場第二部、マザーズ及びJASDAQ（スタンダード・グロー

ス）という４つの市場区分を改めてプライム市場・スタンダード

市場・グロース市場という３つの市場区分に変更されます。

これにより、これまでマザーズへの株式上場を目指していた会社

はこれからはグロース市場（高い成長可能性を実現するための

事業計画及びその進捗の適時・適切な開示が行われ一定の市場

評価が得られる一方、事業実績の観点から相対的にリスクが

高い企業向けの市場）への上場を目指すことになるようです。

それではなぜ、市場区分の変更に踏み切るのかといいますと、

東証のホームページを見ますと次のような課題があったそう

です。

１　各市場区分のコンセプトが曖昧であり、多くの投資者にと

　　っての利便性が低い。具体的には、市場第二部、マザーズ、

　　JASDAQの位置づけが重複しているほか、市場第一部につ

　　いてもそのコンセプトが不明確。

２　上場会社の持続的な企業価値向上の動機付けが十分にでき

　　ていない。

例えば、新規上場基準よりも上場廃止基準が大幅に低い

ことから、上場後も新規上場時の水準を維持する動機付

けにならない。

また、市場第一部に他の市場区分から移る際の基準が、

市場第一部への新規上場基準よりも緩和されているた

め、上場後に積極的な企業価値向上を促す仕組みとな

っていない。

上記課題からしますと、各市場区分のコンセプトが明確に

なったため、上場したからとて、さらなる企業価値の向上に

努めませんと、今後は上場基準を満たせず、上場を廃止して

いく会社が増えるやもしれませんが、市場区分の変更により

すばらしい会社が次々と誕生するのを期待したいですね。

当事務所でも東京証券取引所が定める「コーポレートガバナ

ンス・コード」の改定があったため、こちらの影響を受けた

問い合わせを受けたり、拝見させて頂く書類の中でもこの

影響と見て取れる記載を拝見いたしました。

弊所といたしましては、株式の上場を目指される会社は

今後も増え続けるかと思います。

法改正だけでなくソフトローというのでしょうか、コーポ

レートガバナンス・コード等にも目を向け、日々の研鑽を

怠ることなく積み重ね、会社のご意向に引き続き添えられ

るよう２０２２年もサービスの向上に努めてまいります。

その中で、個人的にではありますが、最も大きかった変更点と考える、押印規定の見直しについてお話をしたいと思います。

今年の２月１５日より登記の実務が大きく変わり、会社・法人の設立登記の際に今まで必ず必要であった印鑑届が選択制になったことから始まり、昨年より、マスコミでも大きく取り上げられた所謂「脱ハンコ」の影響もあり、「株主リスト」や「資本金の額の計上に関する証明書」等、法令上、押印又は印鑑証明書の添付を要する旨の規定が無い書面については、押印の有無について審査を要しないものとされました。

これによりまして、法務局としては押印の有無を審査しませんので、印鑑の捺印されてない書面でも書面に記載された情報だけを読み取って登記の処理をして頂けることになりました。

ただ、この変更以前より、会社法施行時より株主総会議事録の署名義務がなくなったこともあり、株主総会議事録に関しましては印鑑の捺印が無くても登記の処理はして頂けてましたので、こちらの取扱いが他の書面に拡大されたものともいえます。

こうなってきますと、逆に印鑑の捺印がされてないと登記の処理が進まない書面にどのような書面があるのかが重要となってまいりますが、押印が必要となります書面の代表的なものは次のとおりです。

１．取締役会議事録

２．新任代表取締役の就任承諾書

３．取締役会非設置会社の新任取締役の就任承諾書

４．法務局に実印を登録されている代表取締役の辞任届

等が代表的な書面となっております。

また、解釈上捺印を要する書面とされているものに、取締役会非設置会社における取締役の過半数の一致があったことを証する書面についても取締役会議事録の扱いに準じて、取締役の署名又は記名押印を要するものとされております。

さらに、印鑑の要否について判断の迷うと考えられる書面として、①取締役会設置会社の取締役の就任承諾書や、②監査役の就任承諾書、➂合併や会社分割をはじめとした組織再編行為の際に作成される合併契約書や新設分割計画書などは印鑑の押印が必要なくなりました。

主だった点は以上となっております。

登記制度を利用される利用者からしますと以上の取扱いにより登記申請の利便性は向上したものといえますが、一方で、本人の意思に基づかないで取締役や監査役などの役員として登記されることも可能となります。

そのため、後日のトラブルを無くすためにも、登記実務上必要なくなったとはいえ、書面上に印鑑または自署いただく重要性がなくなったわけではありませんので、書面の内容によっては以前と同じお取扱いをされたほうが望ましい書面もありますので注意が必要といえます。

本日は、中小企業における経営の承継の円滑化に関する法

律」(以下、「経営承継円滑化法」といいます。)について、

令和3年8月2日施行の「産業競争力強化法等の一部を改正

する等の法律」に伴う経営承継円滑化法の改正により、

所在不明株主に関する会社法の特例の前提となる認定が

新設されましたのでそのお話をしたいと思います。

その前にまずは、会社法の原則論をお話ししますと、

株式会社においては株主名簿の作成が義務付けられ、

会社はこの株主名簿を見て株主に対して招集通知等

の連絡ごとをいたします。

ところが、株主のご相続・度重なる引っ越しなどにより、

現在の株主と連絡が取れなくなることがあります。

このように連絡の取れなくなった株主のことを所在不明

株主と言ったりします。

所在株主に対して会社が通知・催告をしても５年以上

継続して到達してない場合、会社は当該株主に対して通知

や催告をする必要が無くなります。

そして、以後、所在不明株主に対する会社の義務履行地は

株式会社の本店ということになります。

そして所在不明株主の株式は競売・売却することが可能と

なり、非公開会社においては裁判所の許可を得ることで、

競売以外の方法により株式の売却が可能となります。

なお、株券発行会社においては本制度を利用する前に

株券廃止手続きを進めておくことその後のお手続きが

スムーズになります。

本制度があることで所在不明株主問題は解消されスムーズ

な事業承継が可能になるとされております。

ただ、所在不明株主といえるためには通知・催告が５年以上

届かないということが要件となりますが、これでは経営承継

円滑化法の適用期間を過ぎてしまう可能性があります。

そこで、経営承継円滑化法にもとづく認定を受けることを

要件に、この期間が５年から１年へと短くなります。

これによりまして、所在不明株主問題解消に一定の効果が

あるものと期待されております。

事業承継をご検討のオーナー様におかれましてはご検討の

価値はあると思いますので、お心当たりのあるオーナー様

におかれましては本制度をご利用をご検討ください。

以前の話になりますが、弁護士の先生が書かれた「少数株主」

という小説を読みました。

「少数株主」とは会計の用語では、連結決算における親会社

以外の株主のことを言うようですが、この少数株主の方々が、

時折、会社法上会計帳簿の閲覧ができたり、株主代表訴訟が

できたりするものですから、創業者をはじめ大株主としては

会社の安定経営を害されてしまいかねないことがあります。

法律に関係する仕事をしておりますと、嫌がらせのようなこ

とをしてくる少数株主についてご相談事を頂くことがありま

す。

この時、大株主をはじめ経営者側としては、少数株主を何と

かしたいと当然考えるわけです。

まず最初は少数株主に対して株式を譲り渡して欲しいと交渉

することになるかと考えます。

そして、交渉のテーブルに少数株主が出てこない時に、少数

株主の合意を得ずとも株式を買い取る制度を利用する必要が

生じ、会社法にはいくつかこれに関する制度が用意されて

おります。

たとえば、大株主が会社の株式を９０％以上持っていれば、

他の株主から株式を買い取ることができる「特別支配株主

の株式等売渡請求制度」があります。

もうひとつ申しますと、１０株を１株にまとめる株式併合

制度なども用意されております。

株式併合制度を利用すると少数株主の株式を１株未満の端数

株式にして裁判所の許可を得ることで売却することができて

しまいます。

ほかにもいくつか制度はありますが、いずれにしましても

少数株主との関係は最後はお金で解決することになります。

このような制度を利用する当事者の関係ですから、買取価格

については交渉が難航することが予想され、裁判所を利用し

価格を決定することもあります。

そして、裁判所は少数株主にとって有利な金額を算定する

可能性があります。

会社としては事業が発展している証左といえ、良いことでも

あるのですが、要は現金が無いと株式を買い取ることは適わ

ないということになります。

冒頭ご案内した小説の「少数株主」はこのあたりのことが

学べる小説です。

今までは中小企業においては株式は流動性が無く、少数株主

は株式を持ったままとなっておりましたが、持っている株式

が高額な現金に変わるなんてわかったらはたして、引き続き

会社を静観していただけるとは限りません。

中小企業においても上場企業と同じく、今後は株主との

コミュニケーションの場が求められてくることになる気がい

たします。

株式を買い取れないため、全く知らない方が株主として現れ

るなんてなりましたら、怖いことです。

お心当たりのある会社様がいらっしゃいましたら、株主対応

のためまず最初に会社法に則った総会運営を始めてみてはと

思います。

令和元年会社法改正の影響でしょうか、それとも、今の日本にお

いてはイノベーションを起こすことが一つの重要なテーマになっ

ておりますので、ダイバーシティの観点からでしょうか、はたま

た有名企業の不祥事事件が続いたからでしょうか、女性アナウン

サーの相次ぐ上場企業の社外取締役ご就任なる記事がございまし

た。

竹内早苗氏　SBIホールディングス株式会社

草野満代氏　株式会社オンワードホールディングス

福島敦子氏　ヒューリック株式会社

そして、芸能人の酒井美紀氏が株式会社不二家の社外取締役に

ご就任されるそうです。

株式会社不二家さんのホームページに招集通知がアップされ

てますので、ご興味のある方、閲覧ください。

社外取締役の選任については、２０１５年５月に策定されたコー

ポレートガバンス・コードにより上場企業の間で社外取締役を選

任する動きが急速に広まり、現在ほとんどの上場会社が社外取締

役を選任されているに至っております。

そして、この度の令和元年会社法改正により、社外取締役の選

任がとうとう上場会社においては義務付けられることとなりま

した。

義務付けられてますものですから、社外取締役を選任しなかった

場合は過料の制裁が科されることになります。

社外取締役の人数としては、1名だけでなく、2名、さらには半数

が社外取締役で構成される会社があります。

また、上場会社だけでなく、未上場会社であっても、IPOを目指

される会社となりますと、社外役員を2名または3名ほどおかれて

いる会社を多くお見かけいたします。

ちなみに、社外取締役の属性としては、我々のような士業をはじ

め、学者、連続起業家、経営者等様々な方がご就任されてらっ

しゃいます。

時折、司法書士も社外取締役または社外監査役としてご就任され

てる会社をお見かけいたします。

今後の課題になっているところとしては、以前よりそうでした

が、社外取締役の候補者不足ということがあります。

そのため、一人の社外取締役がいくつもの上場会社の社外取締役

を兼務され、選任された会社の中に深く踏み込むことができず

社外取締役として期待された機能がいまいち働いていないとい

う指摘があります。

登記の現場においても、監査役会設置会社においては社外役員が

少なくとも3名は必要となっております。

ただこの3名を確保することが難しい場合は、監査等委員会設置

会社に移行して、2名は確保しておけばよいようにしておく会社

様もありました。

昨今は、M&Aを盛んに行う会社が増えてまいりました。

特に上場間もない上場会社様ですと今後の成長戦略としてM&A

は必須の経営戦略になろうかと思います。

そうしますと、自身が社外取締役に就任する会社が子会社に

なったことで、社外取締役の要件に該当しなくなり、候補者

探しに迫られるといったケースも弊所が取り扱った案件でご

ざいました。

今回の令和元年会社法改正で社外取締役の要件が変更になった

わけではありませんが、社外取締役を欠く場合に至った

上場会社の取締役会決議の効力については今後の議論が待

たれる個所となっておりますので、社外取締役を置いてい

らっしゃる会社におかれましては特に注意をして頂きたい

ところとなっております。

出席した取締役の中に、社外取締役がおり、出席した

社外取締役のご印鑑を頂くのに難儀し、取締役会を開催

されてから、登記の申請までに一月くらい時間がかかっ

てしまうお客様がおります。 

書面をもってご作成された取締役会議事録であっても、

ご印鑑を早く集める方法、出席取締役の過半数のご印

鑑を頂いた後、上申書を綴じる等して、多少は取締役

会議事録の作成を早める方法はありますが、今回は、

書面で取締役会議事録を作成するのではなく、

電磁的記録をもって取締役会議事録を作成する方法

についてお話いたします。 

電磁的記録とは平たく言ってしまえば、取締役会議

事録をPDFにしてご用意することであり、これに電

子署名をすることをもって取締役会議事録は完成と

なります。 

実を申しますと、これに関するお問い合わせが昨年

から非常に増えてます。

ただ、当該電磁的記録をもって、作成された取締役

会議事録でありますが、登記に使用するためには、

電子署名をして頂く必要があります。

殊、登記申請に使用するためには、電子署名につい

ていくつか規定で定められており、法の認める電子

署名をしませんと、登記に使用することはできませ

ん。 

なお、「電子署名」という言葉をこれまで使用して

ますが、本日はその詳細な説明は省略いたします

（電子署名とは簡単に申しますと、紙文書における

印章やサインに相当する役割をはたすものであり、

文章が改ざんされたものでないことを証明するもの

をいいます。）。

 それでは、登記に使用できる電子署名とはどのよう

なものがあるかと申しますと、所謂「商業登記電子

署名」、「公的個人認証サービス電子署名（マイナ

ンバー電子署名）」又は「特定認証業務電子署名

（電子署名を行った者を確認することができるもの

として法務大臣の定める電子証明書）※」を利用

する方法があります（初めてご覧いただくときは、

少々時間を要するかもしれませんが、

http://www.moj.go.jp/MINJI/minji60.html#32

に法務大臣の定める電子証明書の一覧があります

のでこちらをご参照ください）。 

さらに、上記とは異なるものの、クラウドサイン

をはじめ利用者の指図により一定の要件を満たす

事業者が電子署名を行う所謂リモート署名又は

クラウド型電子署名といわれるものがあり、

法務大臣の指定される事業者の一覧が、

上記の法務省ホームページに記載されております。

 これまで、取締役会議事録を電磁的記録をもって

作成するにあたり、ハードルとなっていたのは、

登記に使用するためには、会社実印をご登録され

てらっしゃる代表取締役については、必ず商業登

記電子署名を施さなければならないと商業登記規則

で規定されておりましたが、令和３年２月１5日より、

会社実印登録された代表取締役が為す電子署名につ

いては商業登記電子署名に限られなくなりました。

 これにより、商業登記電子署名だけでなく、「公的

個人認証サービス電子署名（マイナンバー電子署名）」

又は「特定認証業務電子署名」を代表取締役が施して

おけば、他の役員については、リモート署名又はクラウ

ド型電子署名を登記に使用する取締役会議事録に利用

することができるようになりました。

 これは書面で例えるなら法務局に登録した会社実印を

これまで押さねばならなかったところ、市区町村長で

登録した個人実印でも良いことになり、我々のような

業務を為すものからしますとかなり大幅な改正点と

いえます。

 改正の経緯を見ますとかなり利用しやすくなっては

きましたので、この機会に、取締役会議事録の電子化

に挑戦してみては如何でしょうか。

今もこの記事を書くにあたり、インターネットで株式交付制度について検索をしてみたところでありますが、手続き中の会社がかなりの数でてまいりました。令和元年会社法改正が施行されたのが本年3月1日ですから、たった5か月ほどの間でこの事例の数々には驚かされます。現場で待ち望まれた制度なのでしょうか。

まずはこの新しい株式交付制度でありますが、どういう制度かと申しますと、甲という株式会社が他の株式会社乙を子会社とするために、乙の株主より株式を譲り受け、当該株式の譲受人に対して当該株式の対価として甲の株式を交付する制度になります。

これにより甲は乙を子会社とすることになります。

こちらの制度は、従来でありましたら、現金がなければ難しかったところ、自社の株式を対価として子会社化を実現することができる点に大きなメリットがあります。

対象となる株式会社がオーナー企業であり、非公開会社でありましたら、この制度を上場会社との間で行うとなりますと、オーナー自身は自身の保有する非公開会社株式と引き換えに流通性の高い上場会社株式の交付を受けることができ、事業承継の手段としても利用可能でしょうし、ベンチャー企業が有力上場企業の傘下にひとまず入ってノウハウを学び、マーケットを開拓していくなどして企業価値を高めていくということもできるかと考えます。買収する側としても手元資金が不足しており資金調達の難しい場面において、ベストなタイミングで買収が可能となるというメリットがあります。

なお、こちらの制度は、特例有限会社が親会社となるような場合には利用ができませんし、外国法人は対象外となりますのでご注意ください。

また、すでにある程度の対象会社株式を保有されている株式会社が当該株式を買増すために本制度をご利用することはできません。

今回、本制度が創設されたことで組織再編の手法が増えたことになりますが、対価をいかにするか、手元資金の有無の他に、対象会社株式をすべて取得して完全子会社とするか否かも手続き選択のポイントになります。

対象会社株式をすべて取得して完全子会社化するためには株式交付制度を利用することはできず、株式交換制度を利用頂くことになります。

逆に、株式の取得が過半数に至らない場合は、株式交換制度・株式交付制度いずれも利用できません。

最後にお手続きでありますが、こちらは前記した通り、組織再編の一手法と位置付けられますので、他の組織再編行為とお手続きの進め方は一緒になります。

この機会に、是非ご利用を検討されてみては如何でしょうか。